Comment mettre en place et entretenir un fichier de prospection clients ?

mise-en-place-fichier-clientsAvant de commencer par vous expliquer la mise en place d’un fichier de prospection, rappelons les basics et commençons par définir ce qu’est une base de données clients. C’est un fichier type Excel ou autre dans lequel vous allez stocker toutes les informations relatives à vos clients ou prospects. Ces informations vont être pour la majorité d’entre-elles des coordonnées allant du simple nom de la personne ou entreprise à son numéro de téléphone, adresses email, postales…

Quels intérêts pour une entreprise de constituer son fichier clients ?

Le marketing de bases de données (ou fichier clients) consiste à construire, consolider et utiliser une ou plusieurs bases de données à des fins de prospection, transaction, et construction de la relation client.
Pour faire simple, la base de données permet à l’entreprise d’attirer et de comprendre ses prospects et clients pour leur proposer le bon produit ou service au bon moment.

Comment faire ?

Comment se procurer les données de clients potentiels ? Comment disposer de données valides et pertinentes ? C’est le problème que rencontrent beaucoup d’entreprises aujourd’hui. Pour cela, il existe plusieurs méthodes qui peuvent en plus de cela se compléter :

1ère méthode

  • Commencer par collecter toutes les données de clients ou prospects disponibles en interne. A cet effet, vous pouvez les recueillir auprès de votre force commerciale ou d’autres salariés qui pourraient avoir accès à ces informations.
  • Dès que vous organisez un évènement (foire, salon…) ou même un jeu concours, il est indispensable de veiller à récupérer toutes les informations sur les visiteurs ou participants et les centraliser pour alimenter votre fichier clients.

2ème méthode

Il est aussi possible d’acheter ou louer des fichiers de prospection d’entreprises à des prestataires spécialisés. Plusieurs types de fichier existent :

  • les fichiers de compilation : fichiers simples conçus par cumul d’annuaires ou de données généralement accessibles au grand public.
  • les fichiers de comportement : fichiers qualifiés regroupant l’ensemble des données de comportements d’achats ou de demandes de documentation venant des prospects ou clients.

3ème méthode

Vous pouvez choisir d’échanger des fichiers avec une autre entreprise visant la même cible que vous sur des marchés différents afin que vous ne vous fassiez pas concurrence.

Recommandations avant de vous lancer dans la préparation de votre base de données

Une acquisition de fichier s’inscrit bien évidemment dans la stratégie de votre entreprise. L’enrichissement d’une base de données (fichier clients) est un travail quotidien qui requiert des moyens humain et de temps importants. Ce travail suppose une recherche d’actualisation permanente de vos fichiers afin de garantir des campagnes de prospection ou de fidélisation efficaces. Pensez donc à investir en compétences humaine qualifiés vous permettant de nettoyer vos fichiers et de les mettre à jour régulièrement. Sinon optez pour l’achat de fichiers clients.

Pour constituer votre premier fichier clients (entreprises ou particulier) avec un faible volume de données, vous avez la possibilité d’utiliser la solution Microsoft Excel, logiciel fiable et peu onéreux. Par contre, une fois que votre volume de données devient conséquent, utilisez un outil CRM (Customer Relationship Management) permettant la gestion de vos données clients.

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